E-Mail Archivierung für Microsoft 365

In der modernen Arbeitswelt sind E-Mails ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Doch wie können Sie sicherstellen, dass Ihre wichtigen E-Mails stets geschützt und verfügbar sind? Viele Unternehmen verlassen sich auf die Cloud-Dienste von Microsoft 365, doch der Schutz und die Sicherung Ihrer Daten erfordern mehr als nur das Vertrauen in die Cloud.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum die Kombination von E-Mail-Backups und professioneller E-Mail Archivierung entscheidend ist, um Datenverlust zu verhindern und die langfristige Verfügbarkeit Ihrer geschäftlichen E-Mails zu gewährleisten.

Die Bedeutung von E-Mail Archivierung für Microsoft 365

E-Mails sind für die meisten Unternehmen ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Sie enthalten oft geschäftskritische Informationen, rechtlich relevante Dokumente und wichtige Entscheidungen. Daher sind der Schutz und die Sicherung dieser Daten von höchster Priorität. Hier kommen E-Mail Backups und die E-Mail Archivierung ins Spiel.

E-Mail Archivierung und Backup: Ein unverzichtbares Duo

Eine E-Mail Archivierung ergänzt das Backup, indem sie eine langfristige und rechtssichere Aufbewahrung aller E-Mails gewährleistet. Während Backups für die Wiederherstellung nach Datenverlusten sorgen, ermöglicht die Archivierung eine einfache und schnelle Durchsuchbarkeit sowie den Schutz vor ungewolltem Löschen oder Manipulation. Durch die Kombination aus Backup und Archivierung ist eine umfassende Datensicherheit und -verfügbarkeit sichergestellt.

Missverständnisse bei der Nutzung von Cloud-Services

Viele Unternehmen, die Cloud-Dienste wie Microsoft 365 nutzen oder dorthin migrieren, gehen fälschlicherweise davon aus, dass ihre Daten automatisch sicher sind und keine weiteren Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Dies ist ein gefährlicher Irrtum. Microsoft 365 ist zwar ein leistungsfähiger Dienst, aber Microsoft übernimmt nicht die Verantwortung für den Schutz und die Sicherung Ihrer spezifischen Daten.

Risiken des Datenverlusts in Microsoft 365

Ein versehentliches Löschen einer E-Mail kann gravierende Folgen haben. Microsoft 365 bietet nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Wiederherstellung gelöschter E-Mails, und diese sind nicht immer erfolgreich. Der Verlust wichtiger E-Mails kann zum Verlust entscheidender Daten führen, die für Ihr Unternehmen von großer Bedeutung sind.

Die Rolle eines IT-Administrators

Ihr IT-Administrator kann zwar in einigen Fällen helfen, verlorene E-Mails wiederherzustellen, aber auch er ist nicht allmächtig. Sich allein auf die Fähigkeiten und Ressourcen des IT-Administrators zu verlassen, ist riskant. Eine professionelle Lösung für die E-Mail Archivierung bietet hier eine zuverlässige und kosteneffiziente Alternative.

Warum die E-Mail Archivierung für Microsoft 365 wichtig ist

Die Vorteile der E-Mail Archivierung für Microsoft 365

Professionelle Archivierungslösungen sichern nicht nur Ihre E-Mails, sondern machen sie auch leicht durchsuchbar und zugänglich. Dies ist nicht nur im Falle eines Datenverlusts hilfreich, sondern auch für rechtliche Prüfungen und Compliance-Anforderungen.

Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Die meisten Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, E-Mails viele Jahre lang manipulationssicher, vollständig, originalgetreu und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Diese Vorschrift betrifft sämtliche Korrespondenz, die zur Vorbereitung, Durchführung, zum Abschluss oder zur Rückabwicklung von Geschäften dient. Die E-Mail Archivierung für Microsoft 365 unterstützt Sie dabei, diese rechtlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Schutz vor Datenverlusten

Durch technische Fehler können E-Mails verloren gehen oder von Anwendern aus Versehen oder vorsätzlich gelöscht werden. Häufig löschen Mitarbeiter bei ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen das gesamte Postfach. Die ITcares E-Mail Archivierung für Microsoft 365 hilft Ihnen, diese Risiken zu minimieren und Ihre E-Mails dauerhaft zu schützen.

Entlastung von Servern und Reduzierung von IT-Kosten

In Unternehmen stellt die stetig wachsende Menge an E-Mails eine erhebliche Herausforderung dar. Die steigenden Anforderungen an Speicherplatz und die immer komplexer werdenden Backup- und Wiederherstellungsprozesse belasten die IT-Abteilung und deren Budgets. Mit der ITcares E-Mail Archivierung für Microsoft 365 können diese Probleme effektiv vermieden werden, indem E-Mails ausgelagert und so die IT-Ressourcen nachhaltig entlastet werden.

Wegfall von Postfachlimitierungen

Mit der E-Mail Archivierung für Microsoft 365 gehören Postfachbegrenzungen und die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien der Vergangenheit an. Diese Lösung macht die traditionellen Methoden zur Speicherverwaltung überflüssig und sorgt für eine effiziente und sichere Verwaltung Ihrer E-Mail-Daten.

Höhere Produktivität durch effiziente Suche

E-Mails sind eine wertvolle und umfangreiche Wissensressource. Mit unserer E-Mail Archivierung für Microsoft 365 erhalten alle Anwender einen leicht nutzbaren und schnellen Zugriff auf ihre E-Mails. Dies steigert die Produktivität erheblich.

One-Click-Wiederherstellung für alle Nutzer

Nutzer können E-Mails problemlos per Mausklick direkt aus dem Archiv wiederherstellen. Der zeitaufwändige Wiederherstellungsprozess durch den Administrator wird dadurch vollständig überflüssig.

Zusammenführung verteilter E-Mails E-Mails

E-Mails sind häufig über verschiedene E-Mail-Server, Benutzerrechner oder externe Anbieter verstreut. Die Zusammenführung verteilter E-Mails ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es darum geht, schnell und effizient nach Kundenkorrespondenz über alle Postfächer hinweg zu suchen. Diese Anforderung stellt viele Organisationen vor Herausforderungen, da herkömmliche Lösungen wie Microsoft 365 mit Outlook solche Funktionen in diesem Umfang nicht bieten.

Eine unternehmensweit nutzbare Lösung wie die ITcares E-Mail Archivierung für Microsoft 365 ist in der Lage, E-Mails aus verschiedenen Postfächern zusammenzuführen und durchsuchbar zu machen. Solche Lösungen ermöglichen eine schnelle, standortübergreifende Suche nach relevanten Informationen, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit im Kundenservice deutlich verbessert und gleichzeitig sicherstellt, dass keine wichtigen E-Mails übersehen werden.

E-Mail Archivierung für Microsoft 365 als Managed Services

Wir bieten Ihnen die E-Mail Archivierung für Microsoft 365 als Managed Service an. Für einen monatlichen Fixpreis erhalten Sie maßgeschneiderte Services, die von Ihrem persönlichen Ansprechpartner koordiniert werden.

E-Mail Archivierung als eigenständige Lösung

Es ist wichtig, die Archivierung und das Backup von E-Mails nicht bei Microsoft zu belassen, selbst wenn Microsoft in den Premium-Lizenzen bereits eine integrierte E-Mail Archivierung anbietet. Ein wesentlicher Grund dafür ist die Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter, was bei Ausfällen oder anderen Problemen die Verfügbarkeit und Sicherheit der archivierten Daten gefährden kann. Ein unabhängiges Archivierungssystem ermöglicht es, kritische Geschäftsdaten auf einer separaten Plattform zu sichern, wodurch das Risiko eines Datenverlusts deutlich minimiert wird.

Ein weiteres Argument ist, dass die integrierte Lösung von Microsoft nicht immer den Komfort und die Funktionalität bietet, die in komplexen Unternehmensumgebungen erforderlich sind. Professionelle Lösungen wie die ITcares E-Mail Archivierungslösung bieten erweiterte Suchfunktionen, höhere Flexibilität und bessere Anpassungsmöglichkeiten an individuelle Compliance-Anforderungen.

In unserem Whitepaper können Sie nachlesen, warum die Trennung von Archivierungs- und Produktionsumgebung entscheidend für eine robuste Datensicherheitsstrategie ist. Indem Unternehmen eine unabhängige Archivierungslösung implementieren, können sie die langfristige Integrität und Verfügbarkeit ihrer E-Mails besser gewährleisten.

E-Mail Archivierung für Microsoft 365 mit ITcares

E-Mail Archivierung für Microsoft 365 sicher umsetzen

Jetzt kostenloses Whitepaper herunterladen

Jasper Golze, Geschäftsführer der ITcares GmbH

E-Mail Archivierung für Microsoft 365 - Fazit und Ausblick

Die Kombination aus regelmäßigen Backups und einer professionellen E-Mail-Archivierung ist der Schlüssel zur sicheren und langfristigen Verwaltung Ihrer E-Mails in Microsoft 365. Vertrauen Sie nicht allein auf die eingeschränkten Wiederherstellungsmöglichkeiten von Microsoft 365 oder die Fähigkeiten Ihres IT-Administrators. Schützen Sie Ihre geschäftskritischen Informationen durch eine umfassende Strategie, die sowohl Backups als auch Archivierung umfasst.

Wenn Sie mehr über E-Mail-Archivierung erfahren oder einen Testzeitraum vereinbaren möchten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Schützen und sichern Sie Ihre E-Mails, um die Kontinuität und Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Mehr über die E-Mail Archivierung für Microsoft 365 erfahren

Vereinbaren Sie jetzt ein unverbindliches Gespräch mit einem unserer Experten und überzeugen Sie sich selbst.

Autor: summ-it