Managed E-Mail Archiv
Die Kommunikation per E-Mail ist in Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Der Schutz von Systemen und Daten hat oberste Priorität, aber viele Unternehmen haben weder die Ressourcen, noch das Know-how oder die Zeit, um ein durchgängiges Konzept zur E-Mail Archivierung zu implementieren und umzusetzen.
Managed E-Mail Archiv von ITcares hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mails bestmöglich zu sichern und im Bedarfsfall schnellstmöglich wiederherzustellen. Für einen monatlichen Fixpreis stehen Ihnen flexible, auf Sie zugeschnittene Services zur Verfügung, stets koordiniert von Ihrem persönlichen Ansprechpartner.
Warum ist Managed E-Mail Archiv wichtig?
E-Mail ist nicht nur ein wichtiges Mittel der digitalen Kommunikation, sondern auch eine umfassende und wertvolle Informationsquelle für Unternehmen. Die Verwaltung von E-Mails kann jedoch eine Herausforderung darstellen. In der Regel werden Daten, die per E-Mail verschickt werden, nicht an einem separaten Ort gespeichert, sondern befinden sich in den Postfächern der Mitarbeiter.
So entstehen fragmentierte Datensilos, die jahrelanges Wissen umfassen und permanent wachsen. Dieses Wissen im Laufe der Zeit zu bewahren, damit es von den Kollegen effizient genutzt werden kann, spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens.
Was sind die Herausforderungen beim E-Mail Management?
Aufgrund der Zunahme des E-Mail-Aufkommens und der in den letzten Jahren in vielen Märkten verschärften Regelungen (z.B. die EU-DSGVO) raten wir allen Entscheidern, sich proaktiv mit dem Thema E-Mail-Archivierung auseinanderzusetzen. Die Möglichkeit, relevante E-Mails professionell zu archivieren, sollte als Eckpfeiler eines umfassenden E-Mail-Management-Konzepts Teil jeder IT-Strategie sein.
Ohne eine Archivierungslösung sind E-Mail-Governance-Richtlinien der Unternehmensleitung für die IT-Abteilung nur schwer oder gar nicht auf ihren Systemen umsetzbar. Solche Richtlinien könnten Aufbewahrungsrichtlinien für bestimmte E-Mails, die zentrale Archivierung von verteilten E-Mails (z. B. lokale PST-Dateien, E-Mails, die nur auf E-Mail-Clients vorhanden sind) und die Möglichkeit der Wiederherstellung historischer E-Mails umfassen.
Wie funktioniert ein Managed E-Mail Archiv?
Was bedeutet Managed E-Mail Archiv für die IT-Abteilung eines Unternehmens?
Die IT-Verantwortlichen geraten durch die wachsende Datenflut zunehmend unter Druck. Der Zeit- und Ressourcenaufwand, der nötig ist, um zu gewährleisten, dass diese Daten sicher, abrufbar und dauerhaft verfügbar bleiben, wird immer größer.
Unser Managed E-Mail Archiv Service trägt entscheidend dazu bei, diesen Druck zu verringern:
Welche Vorteile bietet Managed E-Mail Archiv für Unternehmen?
Die E-Mail-Archivierung ist ein Schlüsselelement der Business Continuity und IT-Strategie eines Unternehmens. Dennoch kann es schwierig sein, Abteilungen und Entscheidungsträger außerhalb der IT-Abteilung von den Vorteilen der Implementierung einer neuen Software zu überzeugen – obwohl die E-Mail-Archivierung, wie im Folgenden gezeigt wird, in allen Bereichen eines Unternehmens Vorteile bringen kann.
Schutz vor Datenverlust
Es ist immer möglich, dass Mitarbeiter wichtige E-Mails löschen – sei es versehentlich, aus Unwissenheit oder sogar vorsätzlich. Besonders gravierend sind Szenarien, in denen ein Nutzer beim Verlassen des Unternehmens den gesamten Inhalt einer Mailbox löscht. Weltweit gehen auf diese Weise täglich unternehmenskritische Daten verloren. Mit Hilfe unseres Managed E-Mail Archiv Services kann der gesamte bestehende und künftige ein- und ausgehende E-Mail-Verkehr vollständig archiviert werden, so dass E-Mails bereits archiviert werden können, bevor sie den Benutzer erreichen, und Datenverluste vermieden werden.
Reduzierung von IT-Kosten und -Aufwand
Managed E-Mail Archiv ermöglicht es einem Unternehmen, die Kosten für die E-Mail-Verwaltung des Unternehmens zu senken. Durch das Auslagern von E-Mails aus den Mailservern kann der Speicherbedarf oft erheblich reduziert werden. Gleichzeitig bleibt der IT-Abteilung die mühsame Aufgabe erspart, bestimmte E-Mails aus Backups oder von E-Mail-Servern wiederherzustellen, wenn ein Benutzer sie anfordert. Die IT-Experten können die freigewordenen Kapazitäten in wichtigere Projekte investieren.
Machen Sie sich unabhängig von Softwareanbietern
Ein entscheidender Faktor bei der Sicherung von E-Mail-Servern ist die Zeit, die vergeht, bis die Daten nach einem Verlust wiederhergestellt werden können. Im schlimmsten Fall kann das Unternehmen mehrere Stunden oder sogar Tage lang nicht auf die in den E-Mails enthaltenen geschäftskritischen Informationen zugreifen. Managed E-Mail Archiv kann dieses Problem für geschäftskritische E-Mails lösen. Wenn Ihr E-Mail-Server ausfällt oder Daten verloren gehen, bleiben alle archivierten E-Mails im Idealfall für Such- und Wiederherstellungsvorgänge verfügbar. Der Geschäftsbetrieb läuft ohne Unterbrechung weiter.
Sicherung Cloud-basierter E-Mail Services
Anstatt E-Mails vor Ort zu speichern entscheiden sich viele Unternehmen für die Nutzung der externen Server eines öffentlichen Cloud-Anbieters (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace). Dies erfordert ein Vertrauen in die technischen Backup-Mechanismen und in die ständige Verfügbarkeit dieser Dienste.
IT-Entscheider sollten sich zudem bewusst sein, dass insbesondere die großen Public-Cloud-Anbieter in der Regel nur die Verfügbarkeit ihrer eigenen Infrastrukturen garantieren – die Verantwortung für den Schutz und Erhalt der Kundendaten liegt also beim Kunden. Dies gilt auch für Backups und Archivierung. Die Archivierung dieser Daten außerhalb der Systeme des Providers ist eine einfache, zusätzliche Sicherheitsmaßnahme.
Darüber hinaus bleiben Anwender unseres Managed E-Mail Archiv Services unabhängig vom Anbieter der Archivierungslösung! So können E-Mails jederzeit in einem standardisierten Format aus dem Archiv exportiert werden.
Steigerung der Produktivität der Benutzer im Geschäftsalltag
Die schnelle und umfassende Verfügbarkeit der kritischen Informationsressource E-Mail trägt dazu bei, die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Mit unserem Service Managed E-Mail Archiv bieten wir Self-Service-Funktionen (z.B. durch die Integration in Microsoft Outlook oder über den plattformunabhängigen Web Access), während eine schnelle Volltextsuche das Auffinden und Wiederherstellen von E-Mails ermöglicht. In der Zwischenzeit kann sich Ihr IT-Service Desk um wichtigere Aufgaben kümmern.
Darüber hinaus macht der Einsatz von Managed E-Mail Archiv Quotas überflüssig. Anstatt wertvolle Zeit in die Organisation von Postfächern zu investieren oder unwichtige E-Mails auszusortieren, können die Benutzer jederzeit auf ihre E-Mails zugreifen.
Unterstützung bei der Einhaltung von E-Mail-Richtlinien
Managed E-Mail Archiv kann die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften unterstützen, für die in der Regel die Geschäftsführung des Unternehmens verantwortlich ist. Ein Verstoß gegen die Archivierungspflichten kann sogar zu zivilrechtlichen Klagen führen.
Für die meisten Unternehmen ist es daher sinnvoll, alle relevanten E-Mails und Dateianhänge vollständig und fälschungssicher zu archivieren und dauerhaft verfügbar und abrufbar zu halten. Managed E-Mail Archiv kann diese Aufgabe effektiv bewältigen und erleichtert zudem die Verwendung von E-Mails als Beweismittel vor Gericht. Die EU-Verordnung eIDAS hat die Beweiskraft elektronischer Dokumente im europäischen Rechtsraum gestärkt. Hier bilden sie oft die Grundlage für komplexe eDiscovery-Verfahren, bei denen Unmengen von Unternehmens-E-Mails durchforstet werden, um eine bestimmte Information zu finden und zu sichern. Daher sollte ein Unternehmen in der Lage sein, im Falle eines Discovery-Szenarios seinen gesamten E-Mail-Bestand zu durchsuchen und die Daten gegebenenfalls in ein Standardformat exportieren zu lassen.
De-Duplizierung und Komprimierung reduziert die Storage-Anforderungen
Ein weiterer Vorteil unserer Managed E-Mail Archiv Lösung ist die De-Duplizierung und Komprimierung der archivierten E-Mail-Daten, da so weniger Speicherplatz im E-Mail Archiv verbraucht wird.
Zwar können mit unserem Managed Backup Service die Daten ebenfalls komprimiert werden, allerdings hat Managed E-Mail Archiv den Vorteil, dass durch die De-Duplizierung zusätzlich eine Entlastung des E-Mail-Servers geschaffen wird.
Erfüllung der GoBD-Anforderungen
Unser Managed E-Mail Archiv Service ermöglicht die vollständige, langfristige, manipulations- und revisionssichere Archivierung von E-Mails und ist so eine Grundlage für die Erfüllung der Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Ein wichtiges Kriterium ist die Vollständigkeit der Daten: Bei der Journal-Archivierung werden die E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert.
Abschaffung von Postfachgrenzen
Mit Managed E-Mail Archiv von ITcares können E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des E-Mail-Servers (automatisch / regelbasiert) gelöscht werden, und geben so wieder Speicherplatz auf dem E-Mail-Server frei.
So werden Probleme mit vollaufenden E-Mail Postfächern proaktiv verhindert.
Managed E-Mail Archiv – Fazit und Ausblick
Der Einsatz einer Lösung zur E-Mail Archivierung bietet viele Vorteile. Wenn Sie eine eigene Lösung aufbauen, benötigen Sie Hardware, verschiedene Software und vor allem Mitarbeiter mit dem nötigen technischen und fachlichen Wissen.
All dies stellen wir Ihnen im Rahmen unseres Managed E-Mail Archiv Service zur Verfügung. Sie nutzen unseren Services für eine monatliche Pauschale. Um den ganzen Rest kümmern wir uns.
Managed E-Mail Archiv – unsere Leistungen im Detail
Es gibt viele Gründe, sich für Managed E-Mail Archiv von ITcares zu entscheiden
Hier die sieben wichtigsten:
Keine Belastung durch CAPEX und OPEX
Möchten Unternehmen ihre IT selbst betreiben, muss zunächst die benötigte Hardware beschafft und aufgebaut werden. Jede Anwendung erfordert eine andere Systemspezifikation, sodass Sie eine Hardwareeinrichtung aufbauen müssen, die mit allen Geschäftsanwendungen kompatibel ist. Die dabei anfallenden Kosten nehmen einen großen Ihres IT-Budgets in Anspruch.
Nach der Einrichtung müssen Sie die Kosten für die Überwachung, den Betrieb und den regelmäßigen Upgrade bzw. Austausch der internen IT-Infrastruktur tragen.
Wenn Sie sich für Managed Services von ITcares entscheiden, werden alle Anwendungen und Daten auf unseren Systemen gehostet. Dies reduziert sowohl die Kapitalkosten (CAPEX), als auch die Betriebskosten (OPEX). Wir überwachen die Systeme, spielen die erforderlichen Updates ein, und führen eventuell benötigte Aufrüstungen durch. Wir passen die IT-Infrastruktur dynamisch Ihren Anforderungen an – aus Fixkosten werden variable Kosten.
Da Ihre Geschäftsanwendungen auf unserer IT-Infrastruktur gehostet werden, müssen Sie keine Ausgaben für den Kauf von Hardware oder deren regelmäßige Aufrüstung tätigen.
7x24 Support
Hardware bedeutet Probleme. Je komplizierter die Hardware-Einrichtung, desto mehr Probleme werden Sie tagtäglich haben. Kein Unternehmen kann sich den IT-Problemen entziehen, ganz gleich, wie robust die IT-Infrastruktur ist, die es einsetzt.
Um diese Probleme professionell zu managen, ist ein qualifiziertes Team aus technischen Experten zwingend erforderlich. Viele Unternehmen benötigen eine Rund-um-die-Uhr Betreuung der Systeme. Daher muss das firmeneigene IT-Team 7x24 verfügbar sein, was mehr Arbeitsstunden und folglich auch mehr Personalausgaben bedeutet.
An dieser Stelle setzen wir mit unseren Managed Services an, und unterstützen Sie auf Wunsch 7x24. Entscheiden Sie frei, WELCHE Dienste Sie WANN in Anspruch nehmen und kalkulieren Sie so Ihre Ausgaben.
Setup, Migration und Updates
Mit dem technologischen Fortschritt werden ständig neue und verbesserte Hardware- und Softwareprodukte auf den Markt gebracht. Unternehmen müssen ihre IT-Infrastruktur regelmäßig aktualisieren, um auf dem neuesten Stand der Technik zu sein. Außerdem müssen die derzeit von den Unternehmen verwendeten Anwendungen regelmäßig mit neuen Software-Patches aktualisiert werden.
Dies ist aufwändig und komplex: Um mit Neuerungen Schritt halten können, muss das firmeneigene IT-Team regelmäßig aus- und weitergebildet werden. Zusätzlich müssen die Daten auf neue Systeme migriert werden, was bei unsachgemäßer Handhabung zu Datenverlusten führen kann.
Mit den Managed Services von ITcares sind wir für die Migration Ihrer Daten von Ihrer IT-Infrastruktur in unsere Umgebung verantwortlich. Wir installieren die Anwendungen und kümmern uns um die Software-Updates und -Upgrades. Da sich Unternehmen nicht mehr um diese Aufgaben kümmern müssen, können sie ihre Zeit optimieren und ihre Produktivität steigern.
Optimale Sicherheit
Wenn es um die Datensicherheit geht, kann und will kein Unternehmen Kompromisse eingehen. Die Geschäftsprozesse müssen von Cyberattacken und Datenschutzverletzungen geschützt werden, sonst drohen den Unternehmen erhebliche Verluste.
Unternehmen können zwar eine sichere interne Infrastruktur für die Geschäftsprozesse aufbauen. Dies erfordert jedoch den Einsatz von High-End-Firewalls und Anti-Virus-Lösungen, die teuer und komplex in der Anwendung sind. Außerdem sind Sie für die Verwaltung und Aufrüstung der Security-Infrastruktur verantwortlich.
Im Gegensatz dazu haben wir für unsere Managed Services fortschrittliche Sicherheitssysteme bereits eingerichtet. Wir setzen auf Sicherheitsmethoden wie Multi-Faktor-Authentifizierung, Intrusion Detection und Intrusion Prevention System (IDS & IPS), Datenverschlüsselung und kontinuierliche Netzwerküberwachung ein.
Backup & Restore
Angesichts der Bedeutung geschäftsbezogener Daten ist die Datensicherung zu einem wesentlichen Bestandteil jedes Geschäftsprozesses geworden. Man kann sich nicht nur auf ein Hardware-System verlassen, um seine Daten zu sichern. Die Daten müssen auf redundanten Speichermedien gesichert werden. Redundante Speichersysteme in den eigenen Räumlichkeiten zu haben, erfordert zusätzlichen Platz und Strom.
Als Teil unserer Managed Services bieten wir leistungsfähige Backup-Lösungen an, bei denen die Daten automatisch auf Servern gesichert werden. Im Falle eines Datenverlustes können wir die Daten sofort wiederherstellen.
Verfügbarkeit Ihrer Anwendungen
Unternehmen brauchen jederzeit Zugang zu den Geschäftsanwendungen und Daten.
Im Rahmen unserer Managed Services bieten wir eine garantierte Reaktionszeit an, d.h. eine Zeitdauer, bis sich ein qualifizierter Managed Services Spezialist um Ihre Anfrage bzw. die Störung kümmert. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Geschäftsanwendungen bestmöglich verfügbar und erreichbar sind.
Business Continuity & Disaster Recovery
Business Continuity ist ein proaktiver Ansatz, der sehr nützlich ist, um Krisensituationen zu vermeiden, die Ihren Geschäftsprozess behindern können. Business Continuity umfasst die Identifizierung von Risiken, die Ihren Geschäftsprozess behindern können, die Ausarbeitung von Verfahren zu deren Vermeidung und die Schulung von Fachleuten für den Umgang mit solchen Situationen.
Darüber hinaus stellt die Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) sicher, dass Ihre Daten auch im Falle einer Katastrophe, wie z. B. einer Überschwemmung, sicher sind, indem Ihre Daten an mehreren geografischen Standorten repliziert werden.
Im Rahmen unserer Managed Services implementieren wir einen Business Continuity- und Disaster Recovery-Plan, um sicherzustellen, dass alle Risiken rechtzeitig erkannt werden und Ihre Daten stets geschützt sind.
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