5 KI-Assistenten für Unternehmen: Datenschutz und Microsoft 365

Ein KI-Assistent kann Dokumente zusammenfassen und Entwürfe erstellen. Sobald Konstruktionswissen oder Mandatsinformationen einfließen, wird daraus eine Entscheidung über Datenzugriffe und Verantwortung. ITcares ordnet KI für Unternehmen deshalb anhand konkreter Aufgaben, vorhandener Systeme und notwendiger Schutzmaßnahmen ein.

Dieser Beitrag vergleicht Langdock, Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Claude und Gemini. Er richtet sich an Geschäftsführende und IT-Verantwortliche in produzierenden Unternehmen sowie an Kanzleileitungen. Im Mittelpunkt stehen Vor- und Nachteile, Datenschutz und die Frage, welchen Nutzen Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung bietet.

Unsere Empfehlung für die Vorauswahl: Wenn Ihr Arbeitsalltag überwiegend in Microsoft 365 stattfindet, prüfen Sie zuerst Copilot. Wenn Sie Modelle verschiedener Anbieter nutzen und unterschiedliche Systemwelten verbinden möchten, prüfen Sie Langdock. Datenschutz, Verschwiegenheit und Ergebnisqualität müssen bei beiden zu Ihrem konkreten Einsatz passen.

Unabhängigkeit bedeutet hier mehr Spielraum gegenüber einem einzelnen Modellanbieter und einer bestimmten Office-Suite. Auch mit Langdock bleiben Sie an eine Plattform, deren Integrationen und verfügbare Modelle gebunden. Vollständige Anbieterunabhängigkeit ist damit nicht verbunden.

Die fünf Lösungen auf einen Blick

1. Langdock: Prüfkandidat für mehr Modellflexibilität und die Verbindung unterschiedlicher Systemwelten, mit konfigurierbaren Verarbeitungsregionen.
2. Microsoft 365 Copilot: Prüfkandidat für intensive Microsoft-365-Nutzung, mit Unterstützung in den Anwendungen und Zugriff auf freigegebene Organisationsinhalte.
3. ChatGPT: Eigenständiger Arbeitsbereich für Text-, Analyse- und Dokumentenaufgaben, mit gesonderten Unternehmensangeboten.
4. Claude: Dokumentenarbeit und programmierbezogene Aufgaben; Chat-Angebot und regionale Cloud-Bereitstellung sind getrennt zu bewerten.
5. Gemini in Google Workspace: Unterstützung in Googles Arbeitsumgebung; für einen Microsoft-zentrierten Betrieb eine zusätzliche Systemwelt.

Die Kriterien hinter diesem Vergleich

Eine dokumentengestützte Einordnung hilft Ihnen bei der Vorauswahl. Dieser Beitrag berichtet keine eigenen Leistungstests und vergibt keine pauschale Rangfolge.

• Systemanbindung: Welche Dokumente und Anwendungen erreichen Sie ohne zusätzliche Schnittstellen?
• Datenflüsse: Wo liegen Inhalte, wo läuft die Modellverarbeitung und welche weiteren Dienste erhalten Daten?
• Verträge: Welche Datenschutz- und Verschwiegenheitsregelungen gelten für Ihren konkreten Einsatz?
• Verwaltung: Wie lassen sich Zugänge, Freigaben, Protokolle und Löschung steuern?
• Agenten: Welche Aktionen sind möglich, wer genehmigt sie und wie lassen sie sich stoppen?
• Gesamtaufwand: Welche Integrations-, Betriebs-, Schulungs- und Nutzungskosten entstehen neben der Lizenz?

Sprachmodell, Assistent und Agent unterscheiden

Das Sprachmodell erzeugt Antworten. Der Assistent ergänzt eine Bedienoberfläche, Anweisungen und gegebenenfalls Wissensquellen. Ein Agent kann darüber hinaus Werkzeuge aufrufen und mehrere Arbeitsschritte ausführen.

Diese Unterscheidung erklärt einen häufigen Denkfehler: Ein Claude-Modell innerhalb von Langdock ist nicht dasselbe Produkt wie Claude im eigenen Chat-Angebot. Ebenso ist ein Agent in Copilot Studio anders zu bewerten als eine Zusammenfassung in Word. Vertragsbedingungen und Datenflüsse folgen der gewählten Bereitstellung.

Für Ihre Einführung bedeutet das: Prüfen Sie neben dem Modell auch die Oberfläche, angebundene Quellen und ausführbare Aktionen. Eine Leseberechtigung für Dokumente und die Erlaubnis, einen Auftrag im ERP zu ändern, haben unterschiedliche Folgen.

Fünf KI-Plattformen mit ihren Vorteilen und Grenzen

1. Langdock: Modellwahl mit zentraler Verwaltung

Langdock bündelt verschiedene Sprachmodelle, Assistenten, Wissensanbindung und Workflows. Nach Angaben des Anbieters läuft die Anwendung auf EU-Infrastruktur. Die Region der Modellverarbeitung hängt jedoch von Ihrer Auswahl ab. Global bereitgestellte Modelle können außerhalb der EU verarbeiten.

• Vorteile: Modellwechsel innerhalb einer Plattform, gemeinsame Verwaltung und Schnittstellen für eigene Integrationen. Ein Professional Secrecy Addendum ist verfügbar.
• Grenzen: Eine zusätzliche Plattform muss betrieben und erklärt werden. Die Einbindung Ihrer Fachsysteme ist ein eigenes Vorhaben. Modellfreigaben, globale Bereitstellungen und Zusatznutzung erfordern Kontrolle.
• Microsoft-365-Bezug: Eine mögliche Ergänzung für modellübergreifende Aufgaben, keine automatische Gleichsetzung mit der direkten Integration in Word oder Outlook.

Der Zusatzvertrag für Berufsgeheimnisträger ist ein prüfbarer Baustein. Er ersetzt weder die berufsrechtliche Bewertung noch die Kontrolle der eingesetzten Unterauftragnehmer.

2. Microsoft 365 Copilot: Nähe zum vorhandenen Arbeitsalltag

Microsoft 365 Copilot verbindet Sprachmodelle mit Anwendungen wie Word, Outlook und Teams sowie Organisationsinhalten über Microsoft Graph. Microsoft erklärt, dass Prompts, Antworten und Graph-Inhalte nicht zum Training der grundlegenden Sprachmodelle verwendet werden.

• Vorteile: Unterstützung innerhalb vorhandener Anwendungen, Nutzung bestehender Identitäten und Zugriff auf Inhalte entsprechend den Benutzerberechtigungen.
• Grenzen: Zu großzügige Freigaben bleiben zu großzügig. Copilot repariert Ihre Berechtigungsstruktur nicht. Agenten, externe Modelle und zusätzliche Werkzeuge brauchen eine gesonderte Prüfung.
• Microsoft-365-Bezug: Ein naheliegender Pilotkandidat, wenn Ihre relevanten Arbeitsunterlagen bereits in der Microsoft-Umgebung liegen.

Die EU Data Boundary enthält Ausnahmen. Flex Routing kann Modellverarbeitung bei Lastspitzen außerhalb der Grenze erlauben. Zusätzlich gelten Besonderheiten für bestimmte externe Modelle und Dienste. Die Entscheidung muss zu Ihren Vorgaben passen und dokumentiert werden.

3. ChatGPT: Eigenständiger Arbeitsbereich für vielfältige Aufgaben

ChatGPT bietet Unternehmensarbeitsbereiche für Textentwürfe, Dokumentenarbeit und Analyse. OpenAI stellt Datenschutzverträge bereit und verwendet Geschäftsinhalte standardmäßig nicht zum Modelltraining. Der Umfang der Verwaltung und regionalen Zusagen hängt vom gewählten Angebot ab.

• Vorteile: Aufgabenübergreifender Einsatz, konfigurierbare Assistenten und Erweiterungen über zusätzliche Plattformfunktionen.
• Grenzen: Unternehmensdaten und externe Integrationen benötigen eigene Freigaben. Regionale Speicherung bedeutet nicht automatisch regionale Verarbeitung.
• Microsoft-365-Bezug: Ergänzung für ausgewählte Aufgaben; die konkrete Anbindung und ihre Rechte müssen separat bewertet werden.

OpenAI unterscheidet ausdrücklich Speicher- und Inferenzresidenz. Für berechtigte Enterprise-Arbeitsbereiche können regionale Modellberechnungen vereinbart werden. Auch dann sind nicht sämtliche Verarbeitungsschritte eingeschlossen. Bei Business beschreibt OpenAI regionale Speicherung getrennt und nennt US-Sicherheitsprotokolle einschließlich zeitweiliger Kopien von Prompts und Antworten.

4. Claude: Dokumentenarbeit mit klarer Trennung der Bereitstellung

Claude lässt sich für die strukturierte Bearbeitung von Dokumenten, Entwürfen und Code einsetzen. Für kommerzielle Angebote gelten andere Bedingungen als für private Konten. Anthropic beschreibt US-Speicherung sowie eine Verarbeitung über mehrere Regionen, sofern nichts anderes vereinbart wurde.

• Vorteile: Dokumentenorientierte Arbeitsabläufe, konfigurierbare Fähigkeiten und Integrationsmöglichkeiten im jeweiligen Produkt.
• Grenzen: Das eigene Chat-Angebot bietet keine pauschale EU-only-Zusage. Regionale Claude-Bereitstellungen über Cloud-Plattformen sind gesonderte Lösungen mit eigenen Konfigurationen.
• Microsoft-365-Bezug: Ein Kandidat für abgegrenzte Dokumentenaufgaben, dessen Datenzugriff und Speicherregeln Sie separat prüfen.

Zero Data Retention darf nicht pauschal auf den Claude-Enterprise-Chat übertragen werden. Anthropic unterscheidet ausdrücklich zwischen API-Angeboten, bestimmten Code-Angeboten und den Chat-Oberflächen. Prüfen Sie die Zusage für die konkret benötigte Funktion.

5. Gemini in Google Workspace: Integration in eine andere Arbeitswelt

Gemini unterstützt Aufgaben innerhalb von Google Workspace, etwa in Gmail, Docs und Sheets. Das ist insbesondere dort relevant, wo diese Anwendungen bereits den Arbeitsalltag tragen. Das Workspace-Angebot ist vom privaten Gemini-Konto und zusätzlichen Cloud-Agentenlösungen zu unterscheiden.

• Vorteile: Unterstützung innerhalb der Google-Anwendungen und administrative Steuerung im Unternehmenskontext.
• Grenzen: Für Microsoft-zentrierte Betriebe entsteht eine weitere Plattform. Regionale Speicherung und Verarbeitung haben unterschiedliche Voraussetzungen und können Funktionsbeschränkungen auslösen.
• Microsoft-365-Bezug: Die Einführung braucht einen konkreten zusätzlichen Anwendungsfall; allein die Modellwahl rechtfertigt keine Migration Ihrer Office-Umgebung.

Google nennt Prompts und Antworten als abgedeckte Datenarten seiner Regionsrichtlinien. Welche Verarbeitungssteuerung verfügbar ist, hängt von Edition und Einstellung ab. Eine Speicherregion darf deshalb auch hier nicht als umfassende Zusage für jede Gemini-Funktion gelesen werden.

Vergleichsmatrix für Ihre Vorauswahl

DSGVO: Die Konfiguration entscheidet mit

Ein AVV ist ein wichtiger Vertragsbaustein, aber keine Freigabe für jede Dateneingabe. Sie benötigen eine tragfähige Rechtsgrundlage, einen festgelegten Zweck und passende technische sowie organisatorische Maßnahmen.

Prüfen Sie die KI-Strategie entlang des gesamten Datenwegs: Upload, Modellverarbeitung, Suchdienste, Protokolle, Chatverlauf und Löschung. Dokumentieren Sie Unterauftragnehmer und gegebenenfalls die Grundlage für Drittlandübermittlungen. EU-Hosting allein beantwortet diese Fragen nicht.

Die DSGVO verlangt nicht generell, dass jede Verarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet. Umgekehrt garantieren EU-Server keine Datenschutzkonformität. Maßgeblich sind Ihr Einsatzzweck, die Datenarten, vertragliche Zusagen und die tatsächlich aktivierten Funktionen.

Eine KI-Richtlinie sollte erlaubte Daten, freigegebene Werkzeuge und Prüfpflichten benennen. Regeln Sie auch Feedbackfunktionen, Websuche, Aufbewahrung und den Entzug von Zugängen. Pseudonymisierte Informationen können weiterhin personenbezogen sein.

Produktion: Betriebswissen bleibt schutzbedürftig

Konstruktionszeichnungen, Prozessparameter und Lieferantenkonditionen können vertraulich sein, auch ohne personenbezogene Daten. Legen Sie fest, welche Inhalte die Unternehmensumgebung verlassen dürfen. Berücksichtigen Sie Geheimhaltungsverträge und den Schutz von Geschäftsgeheimnissen.

Ein sinnvoller erster Anwendungsfall ist die Zusammenfassung freigegebener Arbeitsanweisungen. Die Fachabteilung prüft anschließend Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit. Sicherheitsrelevante Maschineneinstellungen dürfen nicht allein aus einer plausibel formulierten KI-Antwort abgeleitet werden.

Kanzleien: Verschwiegenheit zusätzlich zur DSGVO prüfen

Für Kanzleien kommen insbesondere § 43a und § 43e BRAO sowie § 203 StGB hinzu. Bereits Mandantennamen und die Tatsache eines Mandats können geschützt sein. Die Hinweise der BRAK betonen erforderliche Zugriffe, Verschwiegenheit und die eigenverantwortliche Endkontrolle.

Prüfen Sie Dienstleister, weitere mitwirkende Personen und Verpflichtungen zur Geheimhaltung. Ein als Professional Secrecy Addendum bezeichnetes Dokument ist keine automatische berufsrechtliche Freigabe. Abstrakte Anfragen und wirksame Anonymisierung können den Datenumfang reduzieren, sofern der Kontext keine Rückschlüsse auf das Mandat ermöglicht.

Ein freigegebener Assistent kann Vertragsklauseln strukturieren oder Unterschiede herausarbeiten. Die juristische Bewertung bleibt bei der Kanzlei. Fundstellen, Zitate und behauptete Gerichtsentscheidungen müssen anhand belastbarer Originalquellen überprüft werden.

Copilot für Microsoft 365, Langdock für mehr Flexibilität

Die vorhandene Arbeitsumgebung ist das erste Auswahlkriterium. Copilot bietet einen kurzen Weg zu Aufgaben in Microsoft 365. Langdock bietet mehr Spielraum bei Modellanbietern und bei der Verbindung unterschiedlicher Systeme. Diese Einordnung betrifft die Architektur und Arbeitsweise, nicht eine pauschale Überlegenheit der Antworten.

Was der Praxistest von Julia Junge zeigt

Julia Junge und Jana Piske verglichen beide Plattformen anhand von Aufgaben für eine fiktive NGO: Dokumente auswerten, Anmeldungen aus E-Mails zusammenführen und Präsentationen erstellen. Im veröffentlichten Praxistest beschreibt Junge Copilot bei der Arbeit mit Microsoft-Daten als schneller und komfortabler.

Langdock wurde dort mit Google Drive und Gmail verbunden, Copilot mit SharePoint und Outlook. Die Beobachtung ist deshalb kein kontrollierter Modellbenchmark. Sie zeigt aber einen alltagsnahen Vorteil der direkten Einbindung: Für vorhandene Microsoft-Daten waren weniger Auswahl- und Zugriffsschritte erforderlich.

Bei mehrdeutigen Aufgaben machten beide Werkzeuge Fehler. Absagen wurden teilweise nicht berücksichtigt oder Kosten unter abweichenden Bezeichnungen übersehen. Präzisere Anweisungen verbesserten die Ergebnisse. Auch die Präsentationserstellung erforderte Nacharbeit; bei Langdock begrenzten Nutzungskontingente die getesteten Abläufe.

Für Ihre Entscheidung folgt daraus: Prüfen Sie erreichbare Quellen, Nachvollziehbarkeit und verfügbare Nutzungskontingente neben der Modellauswahl. Der Test stammt aus einem NGO-Szenario. Er ist keine eigene ITcares-Testreihe und belegt keine allgemeine Leistungsrangfolge für Fertigung oder Kanzleien.

Ihre Microsoft-Umgebung als Ausgangspunkt

Wenn Ihre Mitarbeitenden überwiegend in Word, Outlook, Teams und SharePoint arbeiten, ist Copilot ein nachvollziehbarer Ausgangspunkt für einen begrenzten Pilot. Bewerten Sie echte Aufgaben in dieser Umgebung, bevor Sie eine zweite Plattform hinzufügen.

Die SharePoint-Struktur ist dabei entscheidend. Copilot respektiert vorhandene Rechte, beseitigt aber keine überbreiten Freigaben. Prüfen Sie externe Zugriffe, Gruppenmitgliedschaften und Altbestände. Auch eine gute Antwort kann Informationen sichtbar machen, die organisatorisch nicht so weit freigegeben sein sollten.

Ihre Microsoft-365-Konfiguration muss außerdem regionale Anforderungen abbilden. Die EU Data Boundary umfasst EU- und EFTA-Länder. Flex Routing sowie freigegebene externe Modelle, Websuche und Agenten erfordern zusätzliche Aufmerksamkeit.

Zugriffsüberwachung und Aufbewahrung bleiben eigene Aufgaben. Die Regeln für KI-Interaktionen sollten mit Ihrer E-Mail-Archivierung und den übrigen Löschkonzepten abgestimmt sein.

Langdock gezielt für Modellwahl und gemischte Systeme prüfen

Wenn Sie Aufgaben mit verschiedenen Modellanbietern bearbeiten oder Daten außerhalb von Microsoft 365 einbinden möchten, ist Langdock ein nachvollziehbarer Kandidat. Für einen Fertigungsbetrieb kann das die Verbindung freigegebener Wissensquellen aus verschiedenen Fachsystemen betreffen. Für eine Kanzlei kann es die vergleichende Bearbeitung freigegebener Dokumente mit unterschiedlichen Modellen sein.

Diese Möglichkeiten setzen passende Integrationen und Berechtigungen voraus. Prüfen Sie auch Exportmöglichkeiten, Nutzungslimits und den Aufwand bei einem späteren Plattformwechsel. Mehr Modellauswahl garantiert weder bessere Ergebnisse noch die Übertragbarkeit eines fertigen Agenten auf einen anderen Anbieter.

Eine Kombination ist möglich: Copilot für die tägliche Microsoft-Arbeit, Langdock für abgegrenzte modellübergreifende Aufgaben. Testen Sie denselben freigegebenen Anwendungsfall und messen Sie Ergebnisqualität sowie Nachbearbeitungszeit. Regeln Sie anschließend eindeutig, welche Plattform welche Daten erhalten darf.

Agenten kontrolliert einführen

Agenten benötigen eigene Grenzen für Aktionen. Starten Sie mit lesendem Zugriff und geben Sie schreibende Funktionen erst nach einem dokumentierten Test frei.

• Produktion, hypothetisches Szenario: Ein Agent erstellt einen Vorschlag für eine Wartungsaufgabe aus freigegebenen Unterlagen. Erst die verantwortliche Person gibt den Eintrag im Fachsystem frei.
• Kanzlei, hypothetisches Szenario: Ein Agent bereitet einen Vertragsvergleich vor. Der Versand und die Übernahme in die Mandatsakte erfolgen nach fachlicher Kontrolle.
• Für beide: Begrenzen Sie Berechtigungen, protokollieren Sie Aktionen und definieren Sie einen Abschaltweg. Externe Dokumente können manipulative Anweisungen enthalten; Werkzeugzugriffe brauchen daher zusätzliche Schutzmaßnahmen.

Ein Standard wie MCP erleichtert die Werkzeuganbindung, garantiert aber weder Portabilität aller Abläufe noch sichere Berechtigungen. Dokumentieren Sie Quellen, Anweisungen, Tests und Freigaben unabhängig von der jeweiligen Oberfläche.

Mit ITcares einen überprüfbaren Pilot planen

Ein Pilot sollte Nutzen und Risiken anhand Ihrer tatsächlichen Aufgaben sichtbar machen. Wählen Sie begrenzte Anwendungsfälle, freigegebene Testdaten und Verantwortliche für die Ergebnisprüfung.

ITcares unterstützt Sie bei der technischen Einordnung und bei Managed Security. Dazu passen die Prüfung Ihrer Microsoft-365-Umgebung, der Datenzugriffe und der organisatorischen Spielregeln. Die abschließende berufsrechtliche Bewertung sensibler Mandatsdaten gehört in eine entsprechende Rechtsprüfung.

ITcares begleitet die Entwicklung Ihrer KI-Strategie. ITcares verbindet technische Konfiguration mit organisatorischen Anforderungen. Die KI-Governance sollte dabei auch die für Ihren konkreten Einsatz einschlägigen Anforderungen des AI Act berücksichtigen.

Definieren Sie vor dem Start Erfolgskriterien: fachliche Richtigkeit, Nachbearbeitungszeit, Quellenqualität und unerwünschte Datenzugriffe. Beginnen Sie mit Copilot, wenn Microsoft 365 Ihre tägliche Arbeitsumgebung trägt. Prüfen Sie Langdock, wenn Modellflexibilität und systemübergreifende Integration im Vordergrund stehen.

ITcares unterstützt Sie bei der technischen Einordnung dieser Auswahl. Ein begrenzter Pilot zeigt, welche Lösung Ihre konkreten Aufgaben mit vertretbarem Prüf- und Betriebsaufwand unterstützt. Sprechen Sie uns auf Ihre Arbeitsabläufe und Schutzanforderungen an.

Häufige Fragen zur Plattformauswahl

Ist EU-Hosting ausreichend für DSGVO-Konformität?

Nein. EU-Hosting beantwortet nur einen Teil der Datenschutzfragen. Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Verträge, Datenminimierung, Zugriffsrechte und Löschung bleiben relevant. Modellverarbeitung, Protokolle und externe Werkzeuge müssen zusätzlich betrachtet werden.

Ist Langdock dasselbe wie ChatGPT oder Claude?

Nein. Langdock ist eine Plattform, die verschiedene Modelle einbindet. Ein dort eingesetztes Modell und das eigene Chat-Produkt seines Herstellers können unterschiedliche Datenflüsse und Vertragsbedingungen haben. ITcares hilft Ihnen, diese Bereitstellungswege technisch auseinanderzuhalten.

Muss eine Kanzlei ein bestimmtes KI-Produkt wählen?

Nein. Entscheidend sind der konkrete Einsatz, die Daten und die erfüllten Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen. Prüfen Sie jede Lösung im Einzelfall. ITcares kann die technische Grundlage für diese Bewertung einordnen, ohne eine juristische Freigabe zu ersetzen.

Ist eine zusätzliche Plattform neben Copilot sinnvoll?

Nur mit einem klaren zusätzlichen Anwendungsfall. Vergleichen Sie Ergebnisse und Nachbearbeitungsaufwand mit freigegebenen Testdaten. Eine zweite Plattform bringt weitere Verwaltungs- und Prüfaufgaben mit sich. ITcares unterstützt Sie dabei, den technischen Nutzen gegen diesen Aufwand abzuwägen.

Quellen und Grenzen der Einordnung

Es wurden Datenschutz- und Regionsdokumentationen der Hersteller sowie die genannten BRAK-Hinweise ausgewertet.

Herstellerangaben und der einzelne Praxistest erfüllen unterschiedliche Zwecke. Sie ersetzen weder einen Vergleich Ihrer eigenen Aufgaben noch eine Prüfung der aktuellen Vertragsbedingungen.

Leistungsumfang, Verträge und regionale Zusagen können sich ändern. Prüfen Sie diese vor einer Beschaffung für die konkrete Funktion und Konfiguration. Dieser Beitrag bietet technische und organisatorische Orientierung, keine individuelle Rechtsberatung.