Erfolgreiche Migration zu SharePoint: Strategien & Best Practices

Entdecken Sie bewährte Methoden und Insider-Tipps für eine reibungslose Migration zu SharePoint, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Warum der richtige Zeitpunkt entscheidend ist

Der ideale Zeitpunkt für eine Migration zu SharePoint ist von entscheidender Bedeutung. Es gibt verschiedene Szenarien, die eine Migration begünstigen. Wenn Ihre bestehende Ablage veraltet und unübersichtlich ist, ist dies ein klares Zeichen für eine notwendige Umstellung. Neue Mitarbeiter haben oft Schwierigkeiten, sich in einem chaotischen System zurechtzufinden, was die Produktivität beeinträchtigt.

Ein weiterer Grund für eine Migration ist der Wunsch nach erhöhter Mobilität. Alte Datenablagen sind oft schwer zugänglich, insbesondere wenn man unterwegs ist.

Mit SharePoint kann der Zugriff auf Dokumente problemlos auch von mobilen Geräten aus erfolgen. Zudem fördert SharePoint eine moderne, kollaborative Arbeitsweise, die es ermöglicht, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und diese einfach zu teilen.

Dauer einer SharePoint-Migration

Die Dauer einer SharePoint-Migration hängt von mehreren Faktoren ab, insbesondere vom Datenvolumen und der Notwendigkeit einer Datenreorganisation. Technisch gesehen kann eine Migration innerhalb eines Wochenendes abgeschlossen werden, wenn das Datenvolumen etwa 500 GB beträgt.

Die größeren Zeitaufwände entstehen durch die Reorganisation der Daten. Die Personen, die die Daten am besten kennen, müssen entscheiden, welche Daten migriert werden und wohin sie gehören. Dieser Prozess kann mehrere Wochen dauern.

Auch die Kosten einer Migration teilen sich in technische und organisatorische Ausgaben auf. Die technische Umsetzung ist routinemäßig und weniger kostenintensiv, während die Reorganisation den größeren Aufwand darstellt.

Wer in den Migrationsprozess involviert sein sollte

Eine SharePoint-Migration betrifft nicht nur die IT. Erfolgreiche Projekte binden Mitarbeitende ein, die die Geschäftsprozesse und die Datenstruktur genau kennen. Diese arbeiten gemeinsam mit IT-Partnern an der optimalen Struktur für die neue Umgebung.

Phasen der SharePoint-Migration

1. Instruktionsphase: Ein gemeinsamer Kick-off-Workshop vermittelt Zielen, Rollen, Zeitrahmen und mögliche Herausforderungen. So entsteht ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten.

2. Organisationsphase: Die bestehende Datenstruktur wird analysiert. Relevante Daten werden identifiziert und einer neuen Struktur zugewiesen – stets in Abstimmung mit den Fachabteilungen.

3. Technische Migration: Daten werden mit professionellen Tools in die SharePoint-Umgebung überführt – ohne Verlust oder Integritätsprobleme.

4. Coachingphase: Intensive Schulungen und Supportmaterialien helfen Mitarbeitenden, SharePoint effektiv zu nutzen und sorgen für Akzeptanz.

Technische Aspekte und Sicherheit

Bei der technischen Umsetzung der Migration werden die bestehenden Daten analysiert und klassifiziert. Ein intelligentes Skript kann dabei helfen, Metadaten wie Dateigröße und letztes Änderungsdatum zu erfassen. Diese Informationen dienen als Basis für die Entscheidung, welche Daten migriert werden.

Datensicherheit ist ebenfalls ein wichtiger Aspekt. SharePoint bietet zahlreiche Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Datenklassifizierung. Diese Funktionen sorgen dafür, dass die Daten auch nach der Migration sicher bleiben..

Praxis-Tipp:

Verwenden Sie nicht OneDrive-Sync, sondern arbeiten Sie direkt im Browser bzw. in Teams, um Sync-Konflikte und Datenverluste zu vermeiden.

Wie ITcares Sie unterstützt

Wir begleiten Sie durch alle Phasen der Migration:

• Analyse Ihrer Altstruktur

• Entwicklung der neuen SharePoint-Architektur

• Technische Umsetzung

• Schulung und Support Ihrer Teams