Entdecken Sie bewährte Methoden und praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Migration von klassischen File Servern zu SharePoint Online – und erfahren Sie, warum eine gute Vorbereitung und die aktive Mitarbeit der Fachbereiche entscheidend sind.
In vielen Migrationsprojekten zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: SharePoint wird wie ein klassischer File Server behandelt. Genau hier entstehen spätere Probleme. SharePoint ist keine reine Ablage, sondern eine kollaborative Plattform, die Zusammenarbeit, Transparenz und strukturierte Informationsarchitektur in den Mittelpunkt stellt.
Eine erfolgreiche Migration bedeutet daher nicht, Daten einfach von A nach B zu verschieben. Vielmehr geht es darum, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und an die Möglichkeiten von SharePoint anzupassen. Ordnerstrukturen, Berechtigungen und Zugriffslogiken unterscheiden sich grundlegend vom File Server. Nicht alles lässt sich oder sollte eins zu eins übernehmen.
Das setzt voraus, dass Fachbereiche aktiv eingebunden werden, klare Entscheidungen zur zukünftigen Struktur getroffen werden und ein gemeinsames Verständnis dafür entsteht, dass Veränderung Teil des Projekts ist.
Der ideale Zeitpunkt für eine SharePoint-Migration ist häufig dann erreicht, wenn die bestehende Dateiablage historisch gewachsen und unübersichtlich geworden ist. Neue Mitarbeitende benötigen lange, um sich zurechtzufinden, und wichtige Informationen sind schwer auffindbar. Gleichzeitig stoßen klassische File Server beim mobilen Arbeiten und bei moderner Zusammenarbeit schnell an ihre Grenzen.
SharePoint ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten, das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten und eine enge Integration in Microsoft Teams. Damit diese Vorteile jedoch tatsächlich genutzt werden können, muss die Migration bewusst geplant und nicht als rein technischer Schritt verstanden werden.
Die technische Migration selbst ist in vielen Fällen schnell umgesetzt. Abhängig vom Datenvolumen kann die reine Datenübertragung innerhalb weniger Tage erfolgen.
Der größere Aufwand liegt in der inhaltlichen Vorbereitung. Es muss geklärt werden, welche Daten weiterhin benötigt werden und wie die zukünftige Struktur aussehen soll. Diese Entscheidungen erfordern Zeit, Abstimmung und klare Verantwortlichkeiten – insbesondere bei den Personen, die täglich mit den Daten arbeiten.
Eine SharePoint-Migration ist kein reines IT-Projekt. Technik schafft die Grundlage, doch den Erfolg bestimmt die Organisation. Mitarbeitende mit Prozess- und Datenkenntnis müssen frühzeitig eingebunden werden, damit tragfähige Strukturen entstehen und SharePoint im Alltag akzeptiert und genutzt wird.
In einem Pre-Workshop analysieren wir gemeinsam die bestehende File-Server-Struktur und schaffen Klarheit über die Möglichkeiten und Grenzen von SharePoint.
Dabei werden unter anderem folgende Punkte betrachtet:
Aufbau und Qualität der bestehenden Datenstruktur
SharePoint-spezifische Limits und Unterschiede zum File Server
Risiken und organisatorische Abhängigkeiten
Dieser Schritt ist entscheidend, um spätere Korrekturen und Frustration zu vermeiden.
In der Organisationsphase wird die zukünftige Struktur konkret ausgearbeitet. Gemeinsam mit den Fachbereichen wird festgelegt, welche Daten migriert werden, welche archiviert oder gelöscht werden und wie Sites, Bibliotheken und Berechtigungen aufgebaut sein sollen.
Diese Phase bildet das Fundament für eine nachhaltige Nutzung von SharePoint und sollte bewusst nicht übersprungen werden.
Die eigentliche Migration erfolgt mithilfe professioneller Migrations-Tools, etwa dem SharePoint Migration Tool von Microsoft oder etablierten Drittanbieter-Lösungen. Dabei werden Best Practices berücksichtigt und technische Rahmenbedingungen eingehalten.
Dazu zählen unter anderem:
Limits bei Dateigrößen und Pfadlängen
maximale Anzahl von Dateien pro Bibliothek
veränderte Berechtigungs- und Zugriffsmodelle im Vergleich zu NTFS
Diese Unterschiede wirken sich direkt auf Struktur und Nutzerverhalten aus und müssen vorab bekannt sein.
Nach der Migration entscheidet sich, ob SharePoint langfristig akzeptiert wird. Schulungen, klare Guidelines und praxisnahe Unterstützung helfen Mitarbeitenden, neue Arbeitsweisen zu verstehen und sicher anzuwenden.
Praxis-Tipp: Arbeiten Sie möglichst direkt im Browser oder in Microsoft Teams und verzichten Sie auf den OneDrive-Sync, um Synchronisationskonflikte und unbeabsichtigte Datenverluste zu vermeiden.
SharePoint bringt klare technische Rahmenbedingungen mit sich, die sich vom klassischen File Server unterscheiden. Dazu gehören unter anderem begrenzte Pfadlängen, andere Berechtigungslogiken sowie eine stärker strukturierte Ablage über Sites, Bibliotheken und Metadaten.
Gleichzeitig bietet SharePoint moderne Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, rollenbasierte Zugriffsmodelle und Datenklassifizierung. Diese erhöhen die Sicherheit deutlich, erfordern jedoch auch ein Umdenken im täglichen Umgang mit Daten.
Eine erfolgreiche Migration von File Servern zu SharePoint Online gelingt dann, wenn Technik und Organisation gemeinsam betrachtet werden. Die aktive Mitarbeit der Fachbereiche, klare Strukturentscheidungen und ein realistisches Verständnis von SharePoint als Plattform sind entscheidend für den langfristigen Erfolg.
ITcares begleitet Sie ganzheitlich durch Ihre SharePoint-Migration – von der Analyse der bestehenden Ablagestrukturen über einen fundierten Pre-Workshop bis hin zur technischen Umsetzung und dem Enablement Ihrer Teams. So stellen wir sicher, dass SharePoint nicht nur eingeführt wird, sondern im Arbeitsalltag echten Mehrwert bietet.