Cloud Mailarchivierung

E-Mail ist nicht nur eines der wichtigsten Kommunikationsmedien, sondern vielmehr auch eine der umfassendsten und wertvollsten Informationsressourcen in Unternehmen. Die per E-Mail übertragenen Daten werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben in den Postfächern der Mitarbeiter. Auf diese Weise entstehen Wissenssammlungen, die viele Jahre umfassen und täglich weiter anwachsen. Dieses Wissen langfristig zu bewahren und für alle Mitarbeiter effizient nutzbar zu machen, trägt entscheidend zum Erfolg eines Unternehmens bei.

Revisionssicherheit

Revisionssicher wird eine E-Mailarchivierung erst, wenn Sie bestimmten gesetzlichen Vorgaben genügt. Als Unternehmer sind Sie nach § 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB) zur Archivierung jeglicher Email verpflichtet, die „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts dienen“ (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) . Die Aufbewahrungsfrist beträgt nicht weniger als sechs Jahre.

Aufbewahrungspflicht

§ 147 Abgabenordnung (AO) geht bezüglich der Aufbewahrungspflicht sogar noch weiter. Zum Einen sind elektronisch übersandte Dokumente sogar zehn Jahre aufzubewahren. Zum Anderen genügt das Ausdrucken oder Archivieren als PDF Dokument entgegen der vorherrschenden Meinung nicht aus. Für die digitale Betriebsprüfung (GDPdU) müssen Sie Dokumente in genau der Form archivieren und lesbar zur Verfügung stellen, wie Sie sie bekommen haben.

IHRE VORTEILE

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– Gesetzliche Anforderungen erfüllen
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– Schnelle Suche für alle Anwender steigert die Produktivität
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– keinen Administrationsaufwand
– keine Serverinfrastruktur notwendig
– flexibel Skalierbar, monatlich kündbar
– Sie können auf Ihre archivierten E-Mails sogar von überall aus zugreifen: z.B. von jedem Browser, jedem Mobilgerät oder direkt aus Ihrem Outlook.

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